Orchesta RFQ | Dla firm wynajmujących własny sprzęt
Zapytanie o wynajem zamieniane w przygotowaną ofertę.
Orchesta rozpoznaje sprzęt, termin i lokalizację, sprawdza czego brakuje, prowadzi korespondencję i korzysta z zatwierdzonych stawek oraz zasad. Pracownik dostaje przygotowaną sprawę do sprawdzenia i zatwierdzenia.
Twoja flotaTwoje stawkiTwoja decyzja przed wysłaniem
W 30 minut przejdziemy przez jedno typowe zapytanie o wynajem i sprawdzimy, które kroki można przejąć bez zmiany Twojego modelu pracy.
Co dzieje się po zapytaniu o wynajem
Zanim klient dostanie cenę, pracownik musi zebrać całą sprawę.
Jaki sprzęt, jaki termin, na ile dni, w jakiej lokalizacji, jaki wariant, czy potrzebny jest transport i jakie dodatkowe wymagania.
Przy dziesiątkach zapytań miesięcznie ten sam zestaw pytań i kontroli powtarza się bez końca.
Orchesta może przejąć przygotowanie sprawy, a człowiek pozostać przy decyzjach i wyjątkach.
Dział wynajmu nie powinien zaczynać każdej sprawy od ręcznego zbierania tych samych parametrów.
Orchesta rozpoczyna obsługę nowego zapytania od razu.
Wykrywa brakujące informacje i może o nie dopytać.
Korzysta z zatwierdzonych zasad, a finalna oferta pozostaje pod kontrolą pracownika.
Szybkość reakcji
Klient potrzebujący sprzętu często potrzebuje go teraz, a nie jutro.
Orchesta rozpoczyna obsługę nowego zapytania w mniej niż 5 minut i przechodzi od razu do zebrania parametrów potrzebnych do dalszej wyceny.
5 minstart obsługi
Zapytanie może wpaść wtedy, gdy zespół jest w terenie albo obsługuje innych klientów.
Skrzynka nie musi czekać na wolnego pracownika. System może od razu ustalić rodzaj sprzętu, termin, lokalizację i brakujące dane, żeby później człowiek zaczął od przygotowanej sprawy.
Szybka reakcja bez oddawania kontroli nad stawką
Orchesta może prowadzić pierwszą część procesu 24/7, ale finalne warunki i decyzja biznesowa nadal mogą należeć do pracownika.
Zakres automatyzacji ustalamy wspólnie podczas wdrożenia.Jak działa Orchesta RFQ
Od pytania o sprzęt do przygotowanej sprawy dla działu wynajmu.
Orchesta porządkuje informacje, dopytuje o braki i korzysta z zatwierdzonych zasad firmy zanim sprawa trafi do człowieka.
Czyta zapytanie
Rozpoznaje rodzaj sprzętu, termin, lokalizację i pozostałe dane podane przez klienta.
Sprawdza kompletność
Ustala, jakich informacji brakuje do poprawnego przygotowania oferty.
Dopytuje klienta
Prowadzi dalszą korespondencję bez czekania na wolnego pracownika.
Korzysta z zasad firmy
Pracuje na zatwierdzonych stawkach, warunkach wynajmu i regułach transportu.
Sprawdza dane operacyjne
Może korzystać z dostępności i innych źródeł udostępnionych Orcheście.
Przygotowuje ofertę
Porządkuje zakres wynajmu oraz przygotowuje dokument i wiadomość.
Przekazuje do akceptacji
Pracownik sprawdza warunki i podejmuje finalną decyzję.
Przed i po
Dzisiaj każde zapytanie uruchamia serię drobnych czynności. Orchesta wykonuje je przed wejściem człowieka.
Zespół pozostaje odpowiedzialny za dostępność, warunki i finalną decyzję, ale nie musi ręcznie kompletować każdej sprawy od zera.
Każdy mail zaczyna nową sekwencję pytań i sprawdzeń.
- Otwiera wiadomość
- Rozpoznaje potrzebny sprzęt
- Pyta o termin
- Pyta o lokalizację
- Wraca do sprawy po odpowiedzi
- Sprawdza dostępność
- Sprawdza stawkę
- Uwzględnia transport
- Przygotowuje ofertę
System kompletuje sprawę. Pracownik przechodzi do decyzji.
- Orchesta czyta zapytanie
- Orchesta zapisuje parametry
- Orchesta wykrywa braki
- Orchesta prowadzi korespondencję
- Orchesta korzysta z zatwierdzonych zasad
- Orchesta porządkuje sprawę
- Orchesta przygotowuje ofertę
- Pracownik sprawdza
- Pracownik zatwierdza
22:47Niedziela
Zapytania nie patrzą na godziny pracy
Klient może szukać sprzętu o 22:47. Twój zespół nie musi wtedy siedzieć przy skrzynce.
Orchesta może rozpocząć rozmowę tego samego wieczoru i zebrać termin, lokalizację, rodzaj sprzętu oraz pozostałe wymagania.
Rano pracownik wraca do sprawy, która już ruszyła, zamiast zaczynać od pierwszego pytania.
Poniedziałek 10:15ten sam standard
Piątek 18:32ten sam standard
Niedziela 22:47ten sam standard
Czas zespołu
Dział wynajmu powinien zarządzać klientami i flotą, a nie przepisywać dane z maila.
Wartość pracownika jest największa przy doborze sprzętu, nietypowych sytuacjach, negocjacjach i koordynacji realizacji.
pracy miesięcznie
Przy 30 zapytaniach miesięcznie i 30 minutach pracy administracyjnej nad jednym zapytaniem.
pracy miesięcznie
Przy 120 zapytaniach miesięcznie i 30 minutach pracy administracyjnej nad jednym zapytaniem.
Wiedza firmy
Zasady wynajmu powinny działać tak samo niezależnie od tego, kto akurat odpowiada na skrzynkę.
Orchesta pracuje na zatwierdzonej wiedzy firmy. Jeżeli czegoś nie wie albo sprawa wychodzi poza ustalony zakres, może przekazać ją człowiekowi.
Wymagane dane, stawki, transport i zasady używane w ten sam sposób przy każdej sprawie.
Proces nie musi zależeć od pamięci konkretnego pracownika. Powtarzalne reguły mogą być zapisane i stosowane konsekwentnie.
orchesta://baza-wiedzy
Rodzaje sprzętuZatwierdzone
Stawki i warunki wynajmuZatwierdzone
Zasady transportuZatwierdzone
Wymagane parametryZatwierdzone
Reguły eskalacjiZatwierdzone
Kontrola człowieka
Automatyzujesz przygotowanie. Nie oddajesz systemowi decyzji o warunkach wynajmu.
Finalna oferta pozostaje pod kontrolą człowieka, a system pracuje tylko w zakresie, który został mu udostępniony.
✓
Finalna oferta nie jest wysyłana bez zatwierdzenia człowieka.
✓
System nie wymyśla stawek.
✓
System nie obiecuje dostępności bez odpowiedniego źródła danych.
✓
System nie zmienia samodzielnie warunków handlowych.
✓
Nietypowa sprawa może zostać przekazana pracownikowi.
Wdrożenie
Najpierw jeden rodzaj zapytań. Później kolejne procesy i sprzęt.
Wdrożenie zaczynamy od ograniczonego, powtarzalnego procesu, żeby szybko sprawdzić jakość i ekonomię.
Mapujemy proces
Przechodzimy przez rzeczywiste zapytania, wymagane parametry, stawki, dostępność i zasady transportu.
System pracuje pod kontrolą
Przez pierwsze 14 do 21 dni zespół sprawdza przygotowane odpowiedzi i oferty.
Rozszerzamy automatyzację
Po potwierdzeniu jakości dodajemy kolejne rodzaje sprzętu, dane i większą samodzielność.
Efekt dla działu wynajmu
Rano widzisz przygotowane zapytania zamiast skrzynki pełnej nowych zadań.
Przy każdej sprawie wiadomo, czego potrzebuje klient, na kiedy, gdzie, jakie informacje zostały zebrane i czego ewentualnie brakuje. Pracownik może szybciej przejść do decyzji.
Standard obsługi
Każde zapytanie przechodzi przez ten sam proces kompletowania danych.
Niezależnie od pory dnia i osoby, która finalnie przejmie sprawę.
Sprzęt
System rozpoznaje, czego potrzebuje klient.
Parametry
Termin, lokalizacja i wymagania są kompletowane.
Zasady
Proces korzysta z zatwierdzonych danych firmy.
Decyzja
Pracownik dostaje przygotowaną sprawę do akceptacji.
Dla kogo
Najlepiej dla firm, które wynajmują własny sprzęt i posiadają własne zasady wyceny.
Najmocniejszy fit to własna flota lub park maszynowy, wewnętrzne stawki, dostępność i powtarzalne zapytania.
Orchesta może pasować do firm wynajmujących podnośniki, wózki widłowe, maszyny budowlane, agregaty, sprężarki, kontenery, rusztowania, szalunki oraz inny sprzęt B2B. Słabszy fit występuje wtedy, gdy firma za każdym razem musi dopiero znaleźć sprzęt u zewnętrznego partnera i pozyskać od niego cenę.
- 01Firma posiada własny sprzęt lub flotę.
- 02Stawki i zasady wynajmu są znane wewnętrznie.
- 03Dostępność może być sprawdzona w wewnętrznym źródle.
- 04Ten sam proces powtarza się wiele razy w miesiącu.
- 05Finalna decyzja pozostaje po stronie pracownika.
FAQ
Najczęstsze pytania przed wdrożeniem Orchesta RFQ
Krótko o dostępności, stawkach, brakujących danych, integracjach i kontroli człowieka.
Jeżeli dane o dostępności są dostępne w źródle udostępnionym systemowi, mogą zostać wykorzystane w procesie. Zakres integracji ustalamy podczas wdrożenia.
Nie. Orchesta korzysta z zatwierdzonych danych i reguł firmy.
System może wykryć brakującą informację i poprosić klienta o jej uzupełnienie.
Jeżeli sprawa wychodzi poza ustalony zakres, system może przekazać ją człowiekowi.
Nie. Najbezpieczniej zacząć od jednego powtarzalnego rodzaju zapytań i rozszerzać zakres po potwierdzeniu jakości.
O
Pokaż nam jedno typowe zapytanie o wynajem i sprawdźmy, ile kroków można przejąć.
Umów analizę procesu wynajmuW 30 minut przejdziemy przez jego obsługę od pierwszego maila do gotowej oferty i ocenimy, czy Orchesta ma w tym procesie ekonomiczny sens.