Orchesta RFQ | Dla producentów z powtarzalnym ofertowaniem
Klient wysyła parametry. Orchesta przygotowuje sprawę do wyceny.
Orchesta czyta wiadomość i załączniki, rozpoznaje parametry zamówienia, wykrywa braki, prowadzi korespondencję i korzysta z zatwierdzonych zasad firmy. Handlowiec lub kalkulatorysta dostaje kompletną sprawę zamiast zaczynać od pustego maila.
Twoje parametryTwoje reguły wycenyTwoja decyzja przed wysłaniem
W 30 minut przejdziemy przez jedno typowe zapytanie i listę danych potrzebnych do jego wyceny. Sprawdzimy, które czynności może przejąć Orchesta.
Co dzieje się przed samą kalkulacją
Brakuje wymiaru, materiału albo nakładu. Zamiast wyceniać, handlowiec zaczyna zbierać dane.
Klient chce ofertę, ale wiadomość często nie zawiera wszystkich parametrów potrzebnych do poprawnej kalkulacji.
Handlowiec odpisuje, czeka, wraca do sprawy i dopytuje ponownie. Dopiero później można rozpocząć właściwą wycenę.
Orchesta może przejąć właśnie tę powtarzalną część procesu.
Wiedza specjalisty powinna być używana do wyceny i decyzji, a nie do wielokrotnego zadawania tych samych pytań.
System sprawdza zapytanie według zasad konkretnego produktu.
Wykrywa brakujące parametry i może je zebrać od klienta.
Do specjalisty trafia uporządkowana, kompletna sprawa.
Szybkość reakcji
Klient nie powinien czekać kilka godzin tylko po to, żeby dowiedzieć się, jakich danych brakuje.
Orchesta może rozpocząć obsługę w mniej niż 5 minut i od razu sprawdzić kompletność parametrów potrzebnych do dalszej wyceny.
5 minstart obsługi
Pierwsza odpowiedź często nie wymaga jeszcze wiedzy eksperta.
Trzeba ustalić wymiar, materiał, ilość, wariant, termin, miejsce dostawy albo inne parametry właściwe dla produktu. Orchesta może rozpocząć ten etap natychmiast, a specjalista wejść wtedy, gdy sprawa jest kompletna.
Specjalista zaczyna od danych potrzebnych do decyzji
Powtarzalne zbieranie parametrów może odbywać się w tle. Człowiek pozostaje odpowiedzialny za właściwą kalkulację, wyjątki i finalną ofertę.
Zakres danych i reguł ustalamy indywidualnie dla procesu.Jak działa Orchesta RFQ
Od niepełnego zapytania do materiału gotowego do wyceny i zatwierdzenia.
Orchesta porządkuje informacje, sprawdza wymagane parametry i prowadzi klienta przez część procesu, która dziś powtarza się ręcznie.
Czyta wiadomość i załączniki
Rozpoznaje informacje przekazane przez klienta i kontekst zapytania.
Identyfikuje rodzaj sprawy
Ustala, jakie zasady i wymagane dane dotyczą danego produktu lub zapytania.
Sprawdza parametry
Porównuje otrzymane informacje z listą danych potrzebnych do przygotowania oferty.
Zbiera braki
Prowadzi korespondencję do momentu uzyskania potrzebnych informacji albo eskalacji.
Korzysta z zasad firmy
Pracuje na zatwierdzonych wariantach, cennikach, kalkulacjach i regułach.
Przygotowuje materiał
Porządkuje parametry i przygotowuje dokument oraz treść odpowiedzi.
Przekazuje do człowieka
Handlowiec lub kalkulatorysta sprawdza materiał i podejmuje finalną decyzję.
Przed i po
Dzisiaj specjalista zaczyna od kompletowania danych. Po wdrożeniu zaczyna od przygotowanej sprawy.
Orchesta przejmuje powtarzalne przygotowanie, ale nie zastępuje wiedzy technicznej tam, gdzie jest ona naprawdę potrzebna.
Niepełne zapytanie uruchamia serię wiadomości i powrotów do sprawy.
- Czyta zapytanie
- Sprawdza wymagania
- Wykrywa braki
- Pisze do klienta
- Czeka na odpowiedź
- Wraca do sprawy
- Porządkuje parametry
- Uruchamia kalkulację
- Przygotowuje ofertę
System kompletuje dane. Specjalista przechodzi do właściwej pracy.
- Orchesta czyta zapytanie
- Orchesta identyfikuje rodzaj sprawy
- Orchesta sprawdza parametry
- Orchesta dopytuje
- Orchesta porządkuje dane
- Orchesta korzysta z zatwierdzonych reguł
- Orchesta przygotowuje materiał
- Specjalista sprawdza
- Specjalista decyduje
22:47Niedziela
Zapytania nie patrzą na godziny pracy
Orchesta może zacząć kompletować zapytanie o 22:47. Specjalista wraca rano do sprawy, która już ruszyła.
Nie każda wiadomość wymaga natychmiastowej decyzji technicznej. Duża część pierwszego etapu polega na zebraniu kompletu danych.
System może wykonać tę pracę 24/7 i rano pokazać zespołowi, co podał klient, czego brakowało i co zostało już ustalone.
Poniedziałek 10:15ten sam proces
Piątek 18:32ten sam proces
Niedziela 22:47ten sam proces
Czas zespołu
Nie wykorzystuj wiedzy technicznej do wielokrotnego zadawania tych samych pytań.
Jeżeli specjalista zna produkt, technologię albo kalkulację, jego czas jest zbyt wartościowy, żeby zużywać go na powtarzalne kompletowanie parametrów.
pracy miesięcznie
Przy 30 zapytaniach miesięcznie i 30 minutach powtarzalnej pracy przed właściwą wyceną.
pracy miesięcznie
Przy 120 zapytaniach miesięcznie i 30 minutach powtarzalnej pracy przed właściwą wyceną.
Wiedza firmy
Wymagania potrzebne do wyceny stają się procesem, a nie wiedzą przekazywaną ustnie.
Orchesta korzysta z zatwierdzonej wiedzy. Jeżeli nie posiada potrzebnej odpowiedzi albo pojawia się nietypowy przypadek, nie zgaduje.
Parametry, warianty, zasady i logika używane konsekwentnie przy każdym zapytaniu.
Proces może rozróżniać rodzaje produktów i wymagane dane, dzięki czemu klient jest prowadzony według właściwego schematu zanim sprawa trafi do specjalisty.
orchesta://baza-wiedzy
Wymagane parametryZatwierdzone
Warianty i konfiguracjeZatwierdzone
Cenniki lub kalkulatoryZatwierdzone
Zasady przygotowania ofertZatwierdzone
Reguły eskalacjiZatwierdzone
Kontrola człowieka
System może przygotować proces. Odpowiedzialność za finalną ofertę zostaje w firmie.
Orchesta ma odciążyć specjalistę z powtarzalnej pracy, a nie zastępować jego wiedzę techniczną i decyzję biznesową.
✓
Finalna oferta nie jest wysyłana bez zatwierdzenia człowieka.
✓
System nie wymyśla ceny ani parametrów.
✓
System nie zastępuje eksperta w sprawach poza ustalonym zakresem.
✓
System korzysta z zatwierdzonych danych i reguł.
✓
Nietypowe wymagania mogą zostać przekazane człowiekowi.
Wdrożenie
Nie próbujemy automatyzować całego katalogu pierwszego dnia.
Najbezpieczniej zacząć od jednego produktu lub grupy produktów o jasnych, powtarzalnych zasadach.
Wybieramy powtarzalny proces
Mapujemy jeden typ zapytania, wymagane parametry, warianty i sposób przygotowywania oferty.
Testujemy na rzeczywistych sprawach
System pracuje na historycznych i bieżących zapytaniach pod kontrolą zespołu przez pierwsze 14 do 21 dni.
Dodajemy kolejne procesy
Po potwierdzeniu jakości rozszerzamy zakres o następne produkty, reguły i większą samodzielność.
Efekt dla zespołu ofertowania
Do specjalisty trafia sprawa gotowa do pracy, a nie kolejny niekompletny mail.
Klient dostał szybką reakcję, brakujące informacje zostały zebrane, parametry są uporządkowane, a specjalista może od razu przejść do wartościowej części procesu.
Standard obsługi
Każdy klient przechodzi przez ten sam proces zbierania danych.
Nie ma znaczenia, który handlowiec odebrał wiadomość ani kiedy klient wysłał zapytanie.
Klasyfikacja
System rozpoznaje rodzaj produktu lub sprawy.
Parametry
Wymagane dane są sprawdzane i kompletowane.
Reguły
Proces korzysta z zatwierdzonej wiedzy firmy.
Specjalista
Dostaje uporządkowany materiał do dalszej pracy.
Dla kogo
Najlepiej dla producentów, u których zmieniają się parametry zamówienia, ale sposób przygotowania oferty jest powtarzalny.
Najmocniejszy fit to produkty standardowe lub konfigurowalne według wewnętrznych zasad, cennika albo kalkulatora.
Orchesta może pasować do producentów opakowań, kartonów, etykiet, folii, drukarni B2B oraz innych firm, w których po uzyskaniu kompletu parametrów można przygotować ofertę na podstawie danych i reguł istniejących wewnątrz firmy. Słabszy fit to produkcja jednostkowa, engineer to order i procesy wymagające każdorazowego pozyskiwania cen od zewnętrznych dostawców.
- 01Klient podaje powtarzalny zestaw parametrów.
- 02Braki można określić na podstawie znanych reguł.
- 03Cena wynika z wewnętrznego cennika lub kalkulacji.
- 04Proces powtarza się wiele razy w miesiącu.
- 05Ekspert pozostaje przy wyjątkach i finalnej decyzji.
FAQ
Najczęstsze pytania przed wdrożeniem Orchesta RFQ
Krótko o kalkulacji, parametrach, załącznikach, wyjątkach i roli specjalisty.
Nie taki jest cel. System ma przede wszystkim usunąć powtarzalną pracę przed i wokół właściwej kalkulacji.
Tak. Proces może wykorzystywać różne zestawy wymaganych informacji zależnie od rodzaju zapytania.
Jeżeli sprawa wychodzi poza ustalony zakres, Orchesta może przekazać ją człowiekowi zamiast zgadywać.
Może korzystać z zatwierdzonych danych, cenników, kalkulatorów lub reguł udostępnionych przez firmę. Nie wymyśla cen.
Nie. Najlepiej rozpocząć od jednego powtarzalnego procesu ofertowego i rozszerzać zakres po potwierdzeniu jakości.
O
Pokaż nam jedno typowe zapytanie i listę danych potrzebnych do jego wyceny.
Umów analizę procesu ofertowaniaW 30 minut rozłożymy obecny proces na kroki i sprawdzimy, które informacje może zbierać Orchesta, gdzie potrzebna jest wiedza człowieka i czy automatyzacja ma ekonomiczny sens.