Orchesta RFQ | Dla dystrybutorów i hurtowni technicznych
Zapytanie z listą produktów zamieniane w gotową ofertę.
Orchesta czyta RFQ i załączniki, rozpoznaje produkty i ilości, zbiera brakujące dane i korzysta z zatwierdzonych źródeł firmy. Handlowiec dostaje przygotowaną sprawę do sprawdzenia i zatwierdzenia.
Twój katalog i cennikiTwoje warunki klientaTwoja decyzja przed wysłaniem
W 30 minut przejdziemy przez jedno typowe RFQ, sprawdzimy gdzie dziś powstaje ręczna praca i które kroki może przejąć Orchesta.
Co dzieje się po otrzymaniu RFQ
Klient wysyła listę produktów. Handlowiec zaczyna serię powtarzalnych czynności.
Trzeba otworzyć wiadomość i załączniki, rozpoznać indeksy, sprawdzić ilości, klienta, cenę, rabat i dostępność.
Przy jednej ofercie to kilka czynności. Przy dziesiątkach lub setkach RFQ miesięcznie powstaje stała praca operacyjna działu handlowego.
Orchesta przejmuje przygotowanie i włącza człowieka tam, gdzie potrzebna jest decyzja.
Handlowiec nie powinien zaczynać każdej oferty od przepisywania danych między mailem, ERP-em i PDF-em.
System może rozpocząć pracę od razu po wpłynięciu wiadomości.
Jeżeli danych brakuje, Orchesta ustala czego potrzeba i prowadzi dalszą korespondencję.
Do człowieka trafia sprawa przygotowana według ustalonych zasad.
Szybkość reakcji
RFQ nie powinno czekać tylko dlatego, że handlowiec jest na spotkaniu.
Orchesta rozpoczyna obsługę nowego zapytania w mniej niż 5 minut i od razu przechodzi do rozpoznania produktów, ilości i brakujących danych.
5 minstart obsługi
Klient może wysłać tę samą listę produktów do kilku dostawców.
Szybka pierwsza reakcja pozwala rozpocząć rozmowę wtedy, gdy klient aktywnie szuka ceny i dostępności. Zespół nie musi przerywać bieżącej pracy, żeby każde nowe RFQ dostało natychmiastową obsługę.
Najpierw przygotowana sprawa, potem decyzja handlowca
Orchesta może prowadzić część przygotowawczą równolegle z pracą zespołu. Handlowiec wchodzi wtedy, gdy materiał jest kompletny albo pojawia się wyjątek.
Zakres automatyzacji jest ustalany podczas wdrożenia.Jak działa Orchesta RFQ
Zapytanie trafia do Orchesty. Do handlowca trafia przygotowana oferta.
System przejmuje powtarzalną część procesu od odczytania RFQ do przygotowania materiału zgodnego z zasadami firmy.
Czyta RFQ i załączniki
Analizuje treść maila, PDF-y i arkusze używane w typowym procesie ofertowym.
Rozpoznaje produkty i ilości
Porządkuje indeksy, nazwy produktów, ilości i pozostałe wymagania klienta.
Sprawdza braki
Ustala, jakich informacji potrzeba do przygotowania poprawnej oferty.
Dopytuje klienta
Prowadzi korespondencję i zbiera brakujące dane bez czekania na wolnego handlowca.
Korzysta z danych firmy
Pracuje na zatwierdzonych katalogach, cennikach, warunkach klientów i regułach.
Przygotowuje ofertę
Składa informacje w ustalony format i przygotowuje wiadomość oraz dokument.
Przekazuje do akceptacji
Handlowiec sprawdza materiał, podejmuje decyzję i zatwierdza wysyłkę.
Przed i po
Dzisiaj handlowiec przygotowuje ofertę. Po wdrożeniu przede wszystkim ją ocenia.
Orchesta nie zabiera odpowiedzialności biznesowej. Zabiera serię powtarzalnych kroków poprzedzających decyzję.
Każde RFQ uruchamia kolejną listę zadań.
- Otwiera mail i załączniki
- Rozpoznaje indeksy i ilości
- Sprawdza brakujące dane
- Wraca do klienta z pytaniami
- Szuka cen i warunków
- Sprawdza dostępność
- Składa ofertę
- Tworzy PDF
- Pisze odpowiedź
System prowadzi przygotowanie. Handlowiec wchodzi przy decyzji.
- Orchesta czyta RFQ
- Orchesta porządkuje produkty
- Orchesta wykrywa braki
- Orchesta prowadzi korespondencję
- Orchesta korzysta z zatwierdzonych danych
- Orchesta przygotowuje dokument
- Orchesta przygotowuje wiadomość
- Handlowiec sprawdza
- Handlowiec zatwierdza
22:47Niedziela
Zapytania nie patrzą na godziny pracy
RFQ wysłane wieczorem może być już przygotowywane, zanim zespół wróci do pracy.
Orchesta działa 24/7. Może przyjąć zapytanie, sprawdzić kompletność danych i rozpocząć rozmowę również poza godzinami działu handlowego.
Rano handlowiec może zobaczyć nie nowego maila do obsłużenia, lecz sprawę, nad którą system już pracował.
Poniedziałek 10:15ten sam proces
Piątek 18:32ten sam proces
Niedziela 22:47ten sam proces
Czas zespołu
Nie zatrudniaj handlowca do przenoszenia danych między mailem, cennikiem i ofertą.
Największą wartość daje w rozmowie, negocjacji, rozwoju klienta i decyzjach. Powtarzalne przygotowanie może wykonać system.
pracy miesięcznie
Przy 30 zapytaniach miesięcznie i 30 minutach ręcznej pracy nad jednym RFQ.
pracy miesięcznie
Przy 120 zapytaniach miesięcznie i 30 minutach ręcznej pracy nad jednym RFQ.
Wiedza firmy
Logika ofertowania nie musi istnieć tylko w głowie najbardziej doświadczonego handlowca.
Orchesta korzysta z zatwierdzonych danych i reguł. Jeżeli potrzebnej informacji nie posiada, nie zgaduje. Dopytuje albo przekazuje sprawę człowiekowi.
Katalog, ceny, warunki klienta i zasady używane w ten sam sposób przy każdym RFQ.
Wiedza potrzebna do przygotowania oferty staje się częścią powtarzalnego procesu firmy, zamiast zależeć od dostępności konkretnej osoby.
orchesta://baza-wiedzy
Katalog produktówZatwierdzone
CennikiZatwierdzone
Warunki i rabaty klientówZatwierdzone
Dostępność i dane operacyjneZatwierdzone
Zasady przygotowania ofertZatwierdzone
Kontrola człowieka
System przygotowuje. Handlowiec decyduje.
Automatyzujesz przygotowanie, ale kontrola nad ceną, warunkami i finalną ofertą zostaje po Twojej stronie.
✓
Finalna oferta nie jest wysyłana bez zatwierdzenia człowieka.
✓
System nie wymyśla cen ani rabatów.
✓
System nie pobiera przypadkowych cen z internetu.
✓
System korzysta tylko z zatwierdzonych źródeł i reguł.
✓
Nietypowa albo niejednoznaczna sprawa może zostać przekazana człowiekowi.
Wdrożenie
Najpierw sprawdzamy Orchestę na Twoich RFQ. Dopiero później zwiększamy automatyzację.
Nie trzeba zaczynać od przebudowy całego procesu ani pełnej integracji wszystkich systemów.
Mapujemy proces i dane
Wybieramy jeden powtarzalny typ RFQ i ustalamy źródła produktów, cen, warunków i dostępności.
System pracuje pod kontrolą
Testujemy historyczne i bieżące zapytania. Zespół sprawdza przygotowane materiały przez pierwsze 14 do 21 dni.
Zwiększamy zakres działania
Dopiero po potwierdzeniu jakości dodajemy kolejne produkty, źródła danych i większą samodzielność.
Efekt dla działu handlowego
Otwierasz przygotowane sprawy zamiast kolejnej kolejki maili do przetworzenia.
Produkty są rozpoznane, braki wykryte, potrzebne informacje zebrane, a materiał przygotowany. Handlowiec wchodzi tam, gdzie potrzebna jest jego wiedza, relacja z klientem albo decyzja.
Standard obsługi
Każde RFQ przechodzi przez ten sam standard przygotowania.
Proces nie zależy od tego, kto akurat ma czas otworzyć skrzynkę.
Rozpoznanie
Produkty, ilości i wymagania są porządkowane.
Braki
System ustala, czego jeszcze potrzeba od klienta.
Dane firmy
Oferta opiera się na zatwierdzonych źródłach.
Decyzja
Handlowiec dostaje przygotowany materiał do akceptacji.
Dla kogo
Najlepiej dla dystrybutorów, którzy mogą przygotować większość ofert z danych, które już posiadają.
Najmocniejszy fit to własny katalog, wewnętrzne ceny, dostępność i powtarzalne RFQ obsługiwane przez zespół handlowy.
Orchesta szczególnie pasuje do hurtowni i dystrybutorów technicznych: automatyka, pneumatyka, hydraulika, łożyska, elektrotechnika, HVAC, narzędzia i komponenty przemysłowe. Słabszy fit występuje wtedy, gdy przed większością ofert trzeba najpierw pozyskać indywidualną cenę od zewnętrznego dostawcy.
- 01Klient wysyła listę produktów lub parametrów.
- 02Firma ma produkty i ceny we własnych źródłach.
- 03Dostępność i warunki można sprawdzić wewnętrznie.
- 04Proces powtarza się wiele razy w miesiącu.
- 05Finalna decyzja handlowa pozostaje po stronie człowieka.
FAQ
Najczęstsze pytania przed wdrożeniem Orchesta RFQ
Krótko o cenach, danych, załącznikach, integracjach i kontroli człowieka.
Nie. System korzysta z zatwierdzonych danych i reguł Twojej firmy. Jeżeli brakuje informacji potrzebnej do poprawnej oferty, nie zgaduje.
Zakres obsługiwanych formatów ustalamy podczas wdrożenia. Celem jest przetwarzanie dokumentów, które rzeczywiście pojawiają się w typowym RFQ firmy.
Tak, jeżeli warunki są dostępne w zatwierdzonych danych lub systemach udostępnionych Orcheście.
Domyślnie finalna oferta pozostaje pod kontrolą zespołu. Zakres automatyzacji zwiększamy dopiero po sprawdzeniu jakości.
Orchesta najlepiej działa tam, gdzie większość danych potrzebnych do oferty znajduje się już w firmie. Procesy wymagające każdorazowego zewnętrznego sourcingu są słabszym dopasowaniem na start.
O
Weź jedno prawdziwe RFQ i sprawdźmy, ile ręcznej pracy można z niego usunąć.
Umów analizę procesu ofertowaniaW 30 minut przejdziemy przez obecny proces od wiadomości klienta do gotowej oferty i ocenimy, które kroki mogą zostać przejęte przez Orchestę.